CAF son las siglas de Código de Autorización de Folios. En la práctica es un archivo que entrega el Servicio de Impuestos Internos y que contiene un rango de números correlativos autorizados para un tipo de documento concreto, junto con la información criptográfica que permite timbrar cada documento de ese rango.
Dicho de otro modo: es el talonario, pero electrónico y numerado de antemano.
Por qué existe
El SII necesita saber qué números puede emitir cada contribuyente, para que no haya dos documentos con el mismo folio ni folios inventados. Al pedir un CAF estás reservando un rango: del 1 al 500, del 501 al 2.000, y así sucesivamente.
Un CAF por tipo de documento
Esto sorprende a quien lo ve por primera vez. Los folios no son intercambiables: el CAF de boleta electrónica sirve sólo para boletas. Si además emites facturas, necesitas otro CAF distinto. Lo mismo para notas de crédito y de débito.
Un comercio que vende a consumidor final y ocasionalmente factura a empresas necesita, como mínimo, folios de boleta electrónica, de factura electrónica y de nota de crédito, porque las devoluciones de una factura se hacen con nota de crédito.
Cómo se solicita
El trámite es en el sitio del SII, en la sección de facturación electrónica, con el certificado digital instalado en el navegador. A grandes rasgos: eliges el tipo de documento, indicas cuántos folios quieres y descargas el archivo.
Ese archivo se carga después en el punto de venta. Desde ese momento el sistema puede emitir documentos de ese rango.
Cuántos folios pedir
La pregunta correcta no es cuántos, sino para cuánto tiempo. La cuenta es simple: boletas por día multiplicado por los días que quieres estar tranquilo. Un local que emite 200 boletas diarias y quiere tres meses de autonomía necesita del orden de 18.000 folios.
Pedir de más no tiene costo. Quedarse corto, sí: significa una caja detenida con clientes esperando.
La parte que duele: se agotan sin avisar
Un CAF no caduca por uso normal, se consume. Y el consumo no es visible en el mostrador: nadie mira el contador de folios mientras atiende. El resultado típico es descubrirlo el día que se acaban.
Dos precauciones que valen la pena:
- Alerta por umbral. Que el sistema avise cuando queden, por ejemplo, 500 folios. No cuando queden cero.
- CAF de respaldo cargado. Pedir el siguiente rango antes de necesitarlo y dejarlo listo.
Varias cajas, un mismo rango
Si tienes más de un punto de venta trabajando contra el mismo rango de folios, aparece un problema de concurrencia real: dos cajas cerrando una venta en el mismo instante pueden pedir el mismo número.
La solución no es repartir rangos a mano por caja —se vuelve inmanejable— sino que la reserva del correlativo sea atómica: que el sistema garantice que un folio entregado no se entrega dos veces, incluso con varias cajas y con sincronización diferida. Un folio duplicado entregado al cliente es irreversible ante el SII.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden devolver folios no usados?
Los rangos no usados no se reutilizan libremente; lo habitual es que queden sin emitir. Por eso conviene pedir cantidades razonables y no rangos enormes de una vez.
¿Qué pasa si cambio de sistema de punto de venta?
Los folios son del contribuyente, no del software. Lo que hay que cuidar en una migración es no emitir dos veces el mismo número desde sistemas distintos.
En resumen
El CAF es un trámite simple que se vuelve un problema sólo cuando se desatiende. Pide con holgura, ten un respaldo cargado y asegúrate de que tu sistema avise a tiempo y no pueda repetir un número.
Posodoo reserva el correlativo de forma atómica entre cajas y avisa antes de que el rango se agote. Ver cómo funciona.