En un almacén la venta empieza y termina en el mostrador, en menos de un minuto. En un restaurante la misma venta dura una hora, pasa por tres personas, se modifica a mitad de camino y al final se divide en dos tarjetas. Son dos problemas distintos, y por eso un punto de venta pensado para mostrador se queda corto en un local con mesas.
Plano de mesas
La cuenta no está asociada a una caja, está asociada a una mesa. El garzón tiene que abrirla, agregar platos en varias visitas, verla al pasar y cerrarla cuando corresponda. Si el sistema obliga a rehacer la venta desde cero cada vez, el servicio se frena.
Conviene que el plano refleje el local real —salón, terraza, barra— y que muestre de un vistazo qué mesas están ocupadas y desde cuándo.
Comandas a cocina
Es la función que más cambia la operación. Cuando el garzón confirma el pedido, la comanda debe salir impresa en cocina sin que nadie camine hasta allá con un papel.
Tres detalles que separan una comanda útil de una inservible:
- Sólo lo que le toca a cada estación. Los platos calientes a la cocina, los tragos a la barra. Imprimir la comanda completa en los dos lados genera errores.
- Los cambios, marcados. Cuando se agrega un plato a una mesa que ya pidió, la cocina tiene que ver qué es lo nuevo, no reimprimir todo.
- Modificadores legibles. "Sin cebolla", "a punto", "para llevar" deben destacar, no perderse en el detalle.
Y la modalidad del servicio —comer en el local, para llevar, delivery— tiene que ir bien visible, porque cambia el emplatado.
Cuentas divididas
La mesa pide la cuenta y quiere pagar por separado, o dividir en partes iguales. Esto termina en dos o tres documentos distintos sobre la misma mesa, a veces con medios de pago distintos, a veces con uno pidiendo factura.
Si el sistema no lo resuelve, lo resuelve el garzón con calculadora, y ahí aparecen las diferencias de caja.
Propinas
La propina sugerida se agrega al cobro pero no es parte de la venta de bienes y servicios: tratarla como un producto más distorsiona los montos del documento tributario. Debe registrarse de manera que quede claro qué es venta y qué es propina, tanto en el documento como en el arqueo y en el reparto posterior.
La boleta al final
Todo lo anterior desemboca en el mismo punto: cerrar la mesa emite la boleta o factura electrónica correspondiente, con su timbre, y se envía al SII. Si alguien de la mesa pide factura, necesitas sus datos antes de cerrar; puedes revisar cuándo corresponde boleta y cuándo factura.
Y cuando se cae internet a las nueve de la noche
Un restaurante lleno no puede detenerse porque cayó el enlace. El sistema tiene que seguir tomando pedidos, imprimiendo comandas y cerrando mesas, y ponerse al día con el SII cuando vuelva la conexión.
Lista corta para evaluar un sistema
- Plano de mesas que refleje tu local.
- Comandas por estación, con los cambios marcados.
- División de cuenta y varios medios de pago por mesa.
- Propina separada de la venta.
- Boleta y factura electrónica al cierre.
- Modo de contingencia sin internet.
En resumen
Un restaurante necesita que el sistema entienda que la venta es un proceso largo y compartido, no una transacción instantánea. Todo lo demás se construye sobre eso.
Posodoo incluye plano de mesas, comandas de cocina por estación y boleta electrónica al cierre. Ver el sistema en acción.