Es la duda más común en el mostrador y la que más errores genera, porque circula una idea equivocada: que la factura es para montos altos y la boleta para montos bajos. No es así.
La regla
Lo que define el documento es quién compra y con qué propósito:
- Boleta electrónica: venta a consumidor final. La persona compra para consumir, no para su giro.
- Factura electrónica: venta a un contribuyente que necesita respaldar la compra para su actividad, típicamente para usar el IVA como crédito fiscal.
Un almuerzo de $8.000 a una empresa que lo va a rendir va en factura. Un televisor de $900.000 a una persona para su casa va en boleta. El monto no entra en la decisión.
La diferencia que se ve en el papel
Esta parte importa más de lo que parece, porque determina cómo se imprime el documento:
- La boleta se presenta con el IVA incorporado en los precios e informa un monto total. El cliente ve lo que paga.
- La factura va desglosada: monto neto, IVA y total por separado, porque el comprador necesita identificar el IVA.
Es la misma venta expresada de dos maneras. Un sistema que no distinga los dos regímenes termina imprimiendo papeles que no cuadran.
Qué datos hace falta pedir
Para una boleta, en general no se necesitan datos del comprador. Para una factura, sí: RUT, razón social, giro y dirección. Conviene tenerlos antes de cerrar la venta, no después.
El caso incómodo: "¿me la puedes pasar a factura?"
La venta ya se cerró con boleta y el cliente pide factura. La boleta electrónica emitida no se borra ni se edita: es un documento tributario ya registrado.
El camino correcto pasa por anular el efecto del documento original con una nota de crédito y emitir la factura. De ahí que necesites folios de nota de crédito disponibles aunque creas que nunca los vas a usar; ver cómo funcionan los folios CAF.
La manera de que esto ocurra poco es preguntar antes de cobrar. Suena obvio y es la diferencia entre un trámite de diez segundos y uno de diez minutos.
Devoluciones y correcciones
Sea boleta o factura, una venta emitida se corrige con otro documento, no modificando el original:
- Nota de crédito: anula o rebaja el documento original. Devoluciones, descuentos posteriores, errores de monto a la baja.
- Nota de débito: aumenta el monto del documento original.
Un detalle que se pasa por alto: la nota sigue el régimen del documento que corrige. Si corrige una boleta, se presenta con IVA incluido; si corrige una factura, va desglosada.
En resumen
Pregunta quién compra, no cuánto compra. Pide los datos antes de cobrar si va factura. Y ten folios de nota de crédito, porque el día que alguien cambie de opinión los vas a necesitar.
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