Emitir una boleta electrónica no es apretar un botón distinto al de antes. Detrás de esa impresión de 80 milímetros hay un documento firmado electrónicamente que queda registrado ante el Servicio de Impuestos Internos. La buena noticia es que, bien configurado, el cajero no debería notar ninguna diferencia con la boleta de papel: vende, cobra e imprime.
Esta guía ordena lo que hace falta antes de la primera venta y lo que ocurre en cada venta posterior.
Lo que necesitas antes de la primera boleta
1. Certificado digital vigente
Es la firma electrónica del contribuyente. Sin él no se puede firmar ningún documento tributario electrónico. Lo emiten proveedores autorizados, tiene fecha de vencimiento y conviene anotarla: un certificado vencido detiene la emisión de un día para otro, normalmente en el peor momento.
2. Estar habilitado como emisor electrónico
El trámite se hace en el sitio del SII, con el certificado ya instalado. Incluye declarar qué tipos de documento vas a emitir. Para un comercio que vende a consumidor final, lo típico es boleta electrónica; si además facturas a empresas, hay que sumar factura electrónica y las notas de crédito y débito que las corrigen.
3. Folios CAF autorizados
Cada documento lleva un número correlativo, y esos números hay que pedirlos antes al SII en bloques llamados CAF. Es el requisito que más sorpresas da, porque se agota sin avisar. Le dedicamos un artículo completo: qué es el CAF y cómo solicitarlo.
Qué pasa en cada venta
Con lo anterior resuelto, el flujo de una boleta electrónica es este:
- El cajero cierra la venta como siempre: productos, medio de pago, vuelto.
- El sistema toma el siguiente folio disponible del CAF cargado.
- Se arma el documento con el detalle, los montos y el timbre electrónico, que es lo que se imprime como código de barras bidimensional en el papel.
- Se firma con el certificado digital del contribuyente.
- Se envía al SII y se imprime el comprobante para el cliente.
El punto 5 es el que conviene entender bien: el envío al SII y la entrega del comprobante al cliente son cosas distintas. El cliente se lleva su boleta impresa en el momento; el diálogo con el SII ocurre por detrás. Por eso un corte de internet no tiene por qué detener la caja.
Qué pasa si se cae internet
Un punto de venta serio contempla contingencia. Las ventas se siguen registrando y los documentos se encolan; cuando vuelve la conexión, se envían en orden. Lo que nunca debe ocurrir es que se entregue un folio que después no se pueda respaldar, o que dos cajas tomen el mismo número correlativo.
Esa última es la falla más cara y la más silenciosa: dos cajas trabajando en paralelo pidiendo el siguiente folio al mismo tiempo. Si el sistema no reserva el correlativo de forma atómica, un día aparecen dos boletas con el mismo número y eso, ante el SII, no tiene arreglo cómodo.
Boleta en papel, boleta electrónica y el comprobante
Una confusión habitual: lo que imprime la impresora térmica no es la boleta, es su representación impresa. El documento válido es el archivo electrónico firmado. Por eso el formato del papel admite cierta libertad, siempre que contenga los datos obligatorios y el timbre legible.
Los errores que más se repiten
- Certificado vencido y nadie con la fecha anotada.
- Folios agotados un sábado por la tarde, cuando no hay quién cargue un CAF nuevo.
- Emitir boleta donde correspondía factura, porque el cliente pidió factura después de cerrada la venta. Revisa cuál corresponde en cada caso.
- Impresora que corta el timbre por un ancho de papel mal configurado.
En resumen
La emisión electrónica agrega tres requisitos previos —certificado, habilitación y folios— y a cambio elimina el talonario y la digitación posterior. Lo que decide si el cambio se siente como una mejora o como una molestia es cuánto de todo esto queda automatizado.
En Posodoo la boleta se timbra y se envía sola al cerrar la venta, con modo de contingencia para cuando se corta el enlace. Puedes ver los planes o pedir una demo guiada.